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ALCANZANDO EFICIENCIA OPERATIVA A TRAVÉS DE LA AUTOMATIZACIÓN TECNOLÓGICA

La Cooperativa con la mayor variedad de servicios a sus asociados, clientes y la comunidad donde operan en una de las provincias más grande de Panamá.  Se diferencia de otras cooperativas por la gran variedad de su oferta, la cual abarca desde los tradicionales servicios financieros, hasta supermercados, fábricas, ferreterías y granjas reproductoras. Establecida hace más de 50 años, fue concebida para combatir y mejorar los problemas sociales de los campesinos tales como la salud, educación y el analfabetismo.

Hoy día, la Cooperativa busca el desarrollo de sus asociados y clientes a través de ofertar productos de alta calidad a precios competitivos en la comunidad.

El problema:

La Cooperativa tiene sus sedes distribuidas a lo largo de toda la provincia. Sin embargo, sus más de 20 tiendas, fábricas y procesadoras, operaban sin ninguna integración a nivel de back-office.

  • No contaban con comunicación entre sedes, por lo que la información contable demoraba en llegar a la sede principal y todo estaba descentralizado.
  • No tenían controles en sus inventarios, ni códigos de barra, y se veían en la necesidad de llevarlos manualmente. Esto resultaba en faltantes y precios equivocados en los productos, a veces por debajo de su costo.
  • No había accesibilidad a la información a tiempo para la toma oportuna de decisiones gerenciales.
  • En la sede principal no existía un centro de datos apropiado a sus necesidades.
  • Su base de datos y sistema contable fueron desarrollados internamente al inicio de sus operaciones y no permitían manejar las necesidades de su negocio actual. Por ejemplo, no contaban con los campos necesarios para incluir información importante de sus asociados, como número de cédula, y teléfono.  Los sistemas tampoco generaban reportes útiles con data valiosa para la toma de decisiones.
  • El personal que trabajaba en la bodega y en los camiones de distribución hacían el registro de despacho de la mercancía de forma manual, lo que aumentaba el error en los registros, descuadre, información incorrecta y mayor tiempo en la ejecución de su trabajo.

La solución:

La institución financiera cree en la innovación y la tecnología como herramientas para lograr la eficiencia y rentabilidad de sus operaciones. En base a esto, decidió modernizar sus operaciones haciendo inversiones en TI.  Para lograr llevar adelante un proyecto de esta envergadura, necesitaban contar con una empresa sólida, y confiable, que pudiese garantizar su éxito.  La Cooperativa vio en TECNASA al socio idóneo por su trayectoria, experiencia y amplio portafolio de soluciones y alianzas con las marcas líderes a nivel mundial.

Luego de varios años, y un extenso estudio que abarcó todas las operaciones y negocios de la Cooperativa, TECNASA propuso una solución global. Para establecer el control de los procesos contables, financieros, comerciales, y de producción, TECNASA firmó alianzas con empresas de trayectoria en software de gestión especializado para cooperativas. A través de éstas asociaciones, se instaló una base de datos Oracle y aplicaciones de ahorro y crédito, contabilidad, comercial y producción para las empresas. Se realizó una migración de datos del sistema existente, estabilización, pruebas de funcionalidad y capacitación al usuario final de cada área de negocio, optimizando los tiempos de respuesta, generando información confiable, cuadre de información, reportes gerenciales, entre otros.

Otra parte importante del proyecto, incluyó:

  • Equipos de comunicaciones, redes y soluciones inalámbricas para centralizar todas las sedes.
  • Puntos de venta, lector de código de barras, software de Retail, verificadores de precios, impresoras de código de barra y fiscales para llevar el control de las tiendas, a nivel de la operación del negocio e inventarios.
  • Servidores en todas las sedes enlazados al nuevo sistema para permitir tener la información en línea para la toma oportuna de decisiones gerenciales.
  • Servidores, almacenamiento, switches centrales, redes y UPS para contar con un centro de datos apropiado a sus necesidades.
  • Dispositivos móviles (equipos PDT y PDA), y software para toda la logística y distribución de mercancía para registros veraces y en tiempo real, facilidad de ventas en línea, ahorro en tiempo, y mayor productividad.

El resultado:

En definitiva, la Cooperativa logra transformar totalmente su negocio, obteniendo resultados financieros inmediatos al tener mejor control de los inventarios y activos, mayor capacidad de negociación con sus proveedores, mejoras en la productividad y procesos. Estos resultados se suman a la manera de trabajar, pues cuentan con información veraz para una mejor toma de decisiones, mayor comunicación y mejores costos de operación.

La Cooperativa logra mejorar sus ventas e incrementar su facturación así como la satisfacción de sus asociados quienes se pueden conectar en línea y aprovechar mejor los beneficios de los que son partícipes.