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REDUCCIÓN DEL GASTO OPERATIVO CONTROLANDO LOS COSTOS OCULTOS DE LA IMPRESIÓN

Banco global con presencia regional en toda Centroamérica, caracterizado por su amplio portafolio de servicios financieros, siempre a la cabeza en innovación de servicios para sus clientes. Al haber adquirido bancos locales, una de sus prioridades fue establecer procesos eficientes y homologados con sus estándares globales, dando especial énfasis en reducir sus costos y dar un excelente servicio a sus clientes.

El problema:

Al recibir una flota heredada de equipos de impresión, el Banco encontró complejidades para mantener la operación:  1) el control de inventarios de activos, 2) el manejo de un gran stock de consumibles y repuestos, incluso de modelos obsoletos, 3) el manejo de múltiples escenarios para servicio teniendo tanto un equipo interno de soporte como proveedores con contratos.

Buscando superar dichos retos, el Banco estableció los siguientes objetivos:

  • Lograr la consolidación. Una base instalada tan variada en marcas, modelos, tipos, tecnologías e incluso proveedores de servicio, hacían que sus costos operativos fueran cada vez más altos.
  • Compartir y optimizar el uso de los equipos sin afectar la confidencialidad de la información.
  • Establecer un mecanismo de soporte que permitiera que su personal técnico y operaciones se enfocara en temas más estratégicos.
  • Establecer y controlar los costos de impresión y copiado por cada departamento.
  • Conseguir la compatibilidad del ambiente de impresión con sus sistemas.

La solución:

El Banco inició un proceso regional para atender esta situación.  Con el apoyo de nuestro socio de negocio HP Inc., trabajamos en el proceso de consolidación del ambiente de impresión en Panamá, El Salvador y Nicaragua, y brindamos una solución homologada y regional de servicio administrado de impresión (MPS). La solución contempló:

  • La simplificación del ambiente de impresión mediante la estandarización de marca, modelos, tipos de equipos y consumibles usados. Además, cumplimos al homologar los equipos con el estándar global del Banco.
  • La consolidación de los ambientes de impresión sin afectar la productividad del personal, equilibrando la cantidad de usuarios por cada equipo y compartiendo los recursos entre las diferentes áreas que lo permitían.
  • La implementación de herramientas de soporte remoto proactivo que permitía tener un monitoreo en tiempo real de toda la flota de impresión a nivel nacional.
  • El establecimiento de funcionalidades de impresión que aseguraba la confidencialidad de la impresión. Esto brindó confianza a los usuarios que fueron consolidados para imprimir en equipos compartidos con otras áreas.
  • La implementación de herramienta de control de costos de impresión que permitía clasificar y asignar el consumo al centro de costo correspondiente permitiéndole al Banco poder encontrar áreas de mejora operativa.

El resultado:

Una vez aplicada la solución recomendada, se logró resolver los retos encontrados y los objetivos establecidos:

  • Con la consolidación del ambiente se logró reducir en más del 50% la flota de equipos de impresión lo que a su vez resultó en un ahorro importante en el espacio de oficinas.
  • De igual manera se consiguió una disminución del 40% de consumo eléctrico reflejado en la factura mensual eléctrica del Banco.
  • La variedad de modelos se redujo en un 70%. La economía de escala permitió manejar mejor precio por volumen y usar consumibles de alto rendimiento con calidad óptima de impresión.
  • Con la solución de centros de costos, se pudo controlar y presupuestar correctamente el gasto directamente relacionado al consumo de impresión de cada área.
  • Con las herramientas de soporte y monitoreo se logró mejorar el tiempo de asistencia sobre todo para las localidades lejanas ahorrando en tiempo y costos de traslados para asistencias en sitio, así como la reducción de tiempos de resolución de problemas.
  • El soporte al ambiente de impresión se volvió proactivo de manera que TECNASA se centrara en dar el servicio y el Banco en atender a sus clientes y sus negocios.

Este contrato de servicio administrado de impresión regional ganó, de parte de HP Inc., un reconocimiento importante. HP Inc. reconoció la capacidad de TECNASA para trabajar en equipo entre el fabricante, especialistas de impresión, consultores de negocio y equipo de técnico, lo cual fue indispensable para el éxito del proyecto y la tranquilidad del cliente.